Değerli dernek üyesi iş adamlarımıza faydasının olacağını ümit ettiğimiz bilgilendirme yazılarımızdan;
"10 Adımda Etkili Performans Yönetim Sistemi Yapılandırma"
Etkili bir performans yönetim sisteminin varlığı, başarılı şirketleri diğer şirketlerden ayıran en önemli kriter haline geldi. Şirketinizin her seviyesinde performans odaklı yönetim anlayışı yoksa, size rekabet avantajı sağlayan yetenekleri fark etmek maalesef çok kolay olmuyor. Performans sistemleri genelde, yöneticilerin etkin bir şekilde çalışanlara geri bildirim verememesinden dolayı, başarısız olarak etiketleniyor. Ancak yılda bir performans görüşmesi yerine, sürekli geri bildirim kültürü oluşturan sistemler, başarılı sonuçlar veriyor.
Etkili bir performans yönetim sisteminin temelde dört amacı vardır. (Lawler, 2008) Öncelikle ihtiyaç duyduğumuz performansın tanımını yapmamızı ve üzerinde anlaşmamızı sağlar. Açık bir tanım olmadan çalışanlardan arzulanan sonuçları beklemek ve onları gelişimleri için motive etmek pek mümkün olmuyor. İkincisi; kişilerin gelişimine destek olan bir sistem oluşturarak performansı arttırmaya yardımcı oluyor. Üçüncüsü; çalışanları, daha fazlasını vermek için motive ediyor. Ve son olarak da; şirketin insan kaynakları ile ilgili veri sağlıyor. Bu veriler, yöneticilerin insanlar hakkında karar verirken, objektif olmasına da yardım ediyor.
Peki tüm bu amaçları hayata geçirecek bir performans sistemini nasıl kuracağız?
1. Prensip: Yönetim ekibinizden başlayın.
En ideal senaryo, genel müdürü hedeflerinim belirlenmesi ve kendisine bağlı kişilerin bu hedefe ulaşmak için birlikte hedef belirlemeleri şeklindedir. Bu departmanlar/birimler arasındaki bağlantıyı da güçlendirecektir. Tüm çalışanların hedefleri, üst yönetimin hedefleri yaygınlaştırarak belirlenir.
Yapılan araştırmalar, üst yönetimin üzerinde anlaştığı hedefleri yoksa, performans yönetim sistemlerinin olmasının çok da faydalı olmadığı bulgusuyla sonuçlanmıştır. (Lawler, 2013) Bu nedenle bu prensip sistem için olmazsa olmazdır.
2. Prensip: İnsan Kaynakları sürece destek olur, sahibi değildir.
Eğer bir İnsan Kaynakları ekibiniz varsa, süreci tasarlayıp çalışanlara destek olmasında bir sakınca yoktur. Hatta bu sorumluluğu İK departmanına verebilirsiniz. Ancak, sistemin sahibi üst yönetim olmalıdır. Çünkü şirketin performans üretme sorumluluğu üst yönetimindir.
3. Prensip: Strateji ve hedeflerinizi şirkette her bir seviyeye indirgeyin.
Başlangıç noktası mutlaka, şirketin stratejisi ve hedefleri olmalı. Bu net değilse eğer, çalışanlara net bir hedef vermek mümkün olmuyor. Bunu belirlerken gelecek tasarımı, arama konferansı gibi yöntemler kullanılabilir.
4. Prensip: Ölçülebilir hedefler olmalı.
Hedefler belirlenirken ulaşılabilir ve ölçülebilir olarak belirlenmelidir. Hedefler ulaşılabilir olmadığında, hedefleri o kadar ulaşılmaz buluyorlar ki, başarmak için deneme bile yapmıyorlar. Ölçülemez hedefler verildiğinde de, bu çalışanları yeteri kadar motive etmiyor.
5. Sistemde yetenek gelişim hedefleri de yer alsın.
Performans yönetim sistemi, sadece iş hedeflerinden değil, yetenek/beceri gelişim hedefleri de içermeli. Bireysel ya da takım olarak ortak beceri gelişim hedefleri, kurumun yetenek analizi yapmanıza da destek sağlar.
6. Sonuçları ölçün, ama çalışanları sıralamaya gitmeyin.
Sistem ile ölçtüğümüz şey; hedeflerimizin ne kadar iyi tanımlandığı ve ne kadarına nasıl ulaştığımızı bulmak olmalı. Ulaşamadığımız hedeflere nasıl ulaşabileceğimizi konuşmak olmalı. Bu nedenle çalışanları hedeflere ulaşma başarısına göre sıralamak, gruplamak ya da yöneticilere kota getirmek sistemin güvenilirliğini zedelemekte ve çalışanlara yanlış mesaj vermektedir.
7. Yöneticileri ve çalışanları eğitin.
Performans sisteminin nasıl işlediğine dair tüm çalışanları ve yöneticileri eğitmek en kritik adımlardan biridir. Bunu yapmayan ve sistemin işlerliğinden yakınan ne kadar çok şirket olduğuna inanamazsınız. Sadece sistemin nasıl işleyeceği ile ilgili değil, aynı zamanda açık iletişim ve geri bildirim alma/verme konusunda eğitimlerinizi mutlaka planınıza ekleyin.
8. Performansı ödüle bağlayabilirsiniz ama gelişimi ayrı konuşun.
Performans sisteminin en önemli parçalarından biri de, maaş artışı, prim, terfi, vb. ödüllerle sistemin nasıl bağlandığıdır. Tabii ki, bazı çalışanlar şirketin misyonunu hayata geçirmek için motive bir şekilde çalışacaktır. Hedefe ulaşmak onları motive edecektir. Bazı çalışanlar içinse, maddi ve manevi kazancın motive edici bir faktör olması mümkündür. Araştırma sonuçları gösteriyor ki, performans sisteminin açıkça ödül ile bağlantılı olması çalışanların motivasyonunu arttıyor. (Kohn, 2010)
9. Değerlendirme yapanları da değerlendirin.
Sistemin başarısı, değerlendirmeyi yapan yöneticilerin bu değerlendirmeyi ne kadar doğru ve etkili yaptığı ile doğru orantılıdır. Tabii ki iyi yöneticiler değerlendirmeyi de iyi yapacaklardır. İyi yönetici hedefleri belirler, ilerlemeyi kontrol eder, geri bildirim verir, yetenekleri geliştirir ve ödüllendirmeyi yapar. Yöneticileri bu işi iyi yapmaya motive etmek için iyi yapanları bulup, ödüllendirmek gerekiyor.
10. Sadece tarihçe tutmak için değil, ilerlemek için sisteme ihtiyaç duyuyoruz.
Tüm değerlendirmeler tamamlandığında, aslında işimiz yeni başlıyor. Değerlendirmeleri yapma amacımız, bir tarihçe oluşturmaktan çok şirket olarak neyi iyi yaptığımızı, neyi yapamadığımızı keşfedip çözümler geliştirmek. Bu nedenle sürecin sonunda, büyük resmi değerlendirmek yapılması gereken kritik konulardan biri olarak önümüze çıkıyor.
Mine Yücesoy
mine@bizimikisleri.com
